Como medio de hacer procesos de firma a distancia eficientes y agilizar las transacciones comerciales sin abandonar el rigor legal, la República Dominicana cuenta con disposiciones legales que permiten el uso de la denominada firma digital o firma electrónica avanzada, que bajo ciertos parámetros puede ser equivalente a una firma manuscrita como la conocemos de forma tradicional.
En ese sentido, la Ley No. 126-02 sobre el Comercio Electrónico, Documentos y Firmas Digitales (“la Ley”), establece que cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma, se entenderá satisfecho dicho requerimiento en relación con un documento digital o un mensaje de datos, si este ha sido firmado digitalmente y la firma digital cumple con los requisitos de validez establecidos en la Ley. En virtud de esto, toda entidad pública que requiera de documento firmado, dicho requisito se podrá satisfacer con uno o más documentos digitales o mensajes de datos que sean firmados digitalmente conforme a los requerimientos contenidos en la Ley.
Los requisitos de la firma digital que permiten ser equiparada a la firma manuscrita son:
- Sea única a la persona que la usa;
- Se encuentre bajo el control exclusivo de la persona que la usa;
- Esté ligada a la información, documento digital o mensaje, de tal manera que, si éstos son cambiados, la firma digital es invalidada, y;
- Esté conforme a las reglamentaciones adoptadas por el Poder Ejecutivo, esto incluye que la misma haya sido debidamente certificada por una certificadora de firma digital autorizada y avalada por un certificado de firma digital.
A su vez, se entenderá que un documento digital ha sido firmado digitalmente por una o más partes si el símbolo o la metodología adoptada por cada una de las partes cumple con un procedimiento de autenticación o seguridad establecido por el reglamento de Ley. Cuando una o más firmas digitales hayan sido fijadas en un documento digital, se presume que las partes firmantes tenían la intención de acreditar ese documento digital y de ser vinculadas con el contenido del mismo. El uso de la firma digital garantiza los cuatros elementos esenciales de la comunicación electrónica: confidencialidad, integridad, autenticación y el no repudio.
De conformidad con el Decreto No. 335-03 que aprueba el Reglamento de Aplicación de la Ley No. 126-02, sobre Comercio Electrónico, Documentos y Firmas Digitales (“el Reglamento”) se crea el procedimiento de Verificación de Firma Digital, el cual es el proceso utilizado para determinar la validez de una firma digital. Este proceso deberá constar de los pasos siguientes:
- La verificación de que dicha firma digital ha sido creada durante el periodo de validez del certificado digital del suscriptor;
- La comprobación de que dicha firma digital ha sido creada utilizando los datos de creación de firma digital correspondientes a los datos de verificación de firma digital indicados en el certificado del suscriptor; y,
- La verificación de la autenticidad y la validez de los certificados involucrados;
Por otra parte, la Ley establece que un documento digital ha sido firmado digitalmente por una o más partes si el símbolo o la metodología adoptada por cada una de las partes cumplen con un procedimiento de autenticación o seguridad establecido por el reglamento de la presente ley. Cuando una o más firmas digitales hayan sido fijadas en un documento digital, se presume que las partes firmantes tenían la intención de acreditar ese documento digital y de ser vinculadas con el contenido del mismo.
Con relación a la formación de contratos, la Ley dispone que, salvo acuerdo expreso entre las partes, la oferta y su aceptación podrán ser expresadas por medio de un documento digital, un mensaje de datos, o un mensaje de datos portador de un documento digital, como fuere el caso. No se negará validez o fuerza obligatoria a un contrato por la sola razón de haberse utilizado en su formación uno o más documentos digitales o mensajes de datos.
Es importante mencionar que el Instituto Dominicano de las Telecomunicaciones (“INDOTEL”) es el órgano regulador del comercio electrónico, el cual vela por el fiel cumplimiento de la Ley y su Reglamento, estipula los estándares tecnológicos, legales, económicos y de procedimientos aplicables en materia de firma digital, documentos digitales y mensajes de datos, y emite las resoluciones correspondientes a fin de garantizar la aplicación efectiva de la Ley y el referido Reglamento. Asimismo, INDOTEL constituye la única institución del Estado con calidad legal para autorizar la instalación y operación de servicios públicos y privados de certificación digital en el territorio nacional, no pudiendo ser sustituida esta facultad por ninguna otra autoridad centralizada, autónoma o descentralizada del Estado.
Asimismo, INDOTEL en fecha veintisiete (27) del mes de mayo del presente año emite la Resolución Número 035-2020 contentiva de las dispuestas regidas entre los usuarios y la aplicación de esta normativa frente a la Dirección General de Impuestos Internos, de tal manera que, la aplicación de la Ley sea conveniente para los usuarios. La misma establece la necesidad de simplificar los trámites y procedimientos tributarios que los contribuyentes realizan ante la DGII, de tal modo que estos sean agilizados, en consonancia con el cumplimiento de las buenas prácticas de la materia.
En el mismo tenor, se encuentran las Entidades de Certificación, las Unidades de Registro y los Proveedores de Servicios de Firma Electrónica regulados por la Ley, el Reglamento y sus normas complementarias, así como por las normas de derecho común aplicables.
Las Entidades de Certificación son aquellas que, siendo personas jurídicas nacionales o extranjeras, públicas o privadas, y las Cámaras de Comercio y Producción, domiciliadas en la República Dominicana, que, previa solicitud, sean autorizadas por el INDOTEL en conformidad con la Ley, el Reglamento y las normas que dicte el INDOTEL, se encuentran facultadas para emitir certificados en relación con las firmas digitales de las personas, ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado cronológico de la transmisión y recepción de mensajes de datos, así como cumplir otras funciones relativas a las comunicaciones basadas en las firmas digitales. Mientras que, los Proveedores de Servicios de Firma Electrónica, son aquellas personas morales, nacionales o extranjeras, públicas o privadas, que otorguen certificados digitales que carecen de valor legal de firma digital.
Expuesto lo anterior, es necesario hacer constar los requisitos y pasos a seguir para la obtención de la firma digital, así como también, la clasificación de certificados digitales que existen a nivel empresarial.
Requisitos para proceder con Solicitud Certificado de Firma Digital:
- Copia del documento de identidad del solicitante. (Cédula de Identidad y Electoral en el caso de ser dominicano y Pasaporte en caso de ser extranjero).
- Copia del Registro Nacional del Contribuyente de la organización solicitante.
- Copia del Registro Mercantil de la organización solicitante.
- Formulario de solicitud debidamente completado y firmado.
- Autorización de la organización solicitante a la Cámara de Comercio y Producción de Santo Domingo, para tramitar la solicitud y emitir el certificado de firma digital a favor del solicitante.
Pasos para adquirir un Certificado Digital:
- Solicitud mediante un formulario
- Verificación de datos
- Correo Electrónico
- Descarga del certificado
- Instalación del Certificado
- Uso del certificado
Tipos de Certificados Digitales para Empresas:
A. Clase I para trabajadores
- Utilizados en el intercambio de documentos
- Utilizados para trámites en el intercambio de documentos
- Sin connotaciones financieras.
- Nivel de verificación de identidad de baja y mediana rigurosidad
- Admiten registro inicial con presencia física o contra una base de datos institucional
- Aptos para reemplazar una firma manuscrita.
- Duración: Dos años
B. Clase II para la dirección media
- Utilizados para trámites en las transacciones económicas de bajo monto y para el intercambio de documentos
- Con connotaciones financieras
- Nivel de verificación de identidad rigurosa
- Exigen registro inicial con presencia física
- Aptos para reemplazar una firma manuscrita
- Duración: Tres años
C. Clase III para la alta gerencia
- Utilizados para el intercambio de documentos y transacciones monetarias de alto riesgo.
- Utilizados para trámites en las transacciones económicas de alto monto
- Con connotaciones financieras.
- Nivel de verificación de identidad de alta rigurosidad.
- Exigen registro inicial con presencia física.
- Aptos para reemplazar una firma manuscrita.
- Duración: Tres años.
Comentarios prácticos:
El uso de una firma digital segura y legalmente vinculante que pueda equipararse a una firma ológrafa requiere del certificado de firma digital. Esta solución puede ser altamente práctica para las partes que de forma recurrente mantienen relaciones comerciales y que pueden con la firma digital facilitar la suscripción de documentos.
En la práctica existe aún la necesidad de que instituciones y agencias públicas permitan hacer el uso de documentos firmados digitalmente, como reemplazo de los requisitos de documentos físicos. Por ejemplo, la firma de un contrato de compraventa de un bien mueble sujeto a registro (vehículo) o un inmueble, que debe registrarse ante una entidad pública, aún existen retos y trabas prácticas para su uso.
Por Tamara Mejía
Asociada Jr. de la práctica de Negocios y Corporativo.
